在馬來西亞建立您的離岸人力資源與薪酬管理團隊

為香港企業在馬來西亞建立離岸人力資源與薪酬管理團隊

以具成本效益的專業 HR 與薪酬人才，提升區域營運效率

隨着越來越多香港企業考慮在馬來西亞設立專屬的人力資源與薪酬團隊，或將相關職能外包予當地服務供應商，跨司法管轄區的合規管理、薪酬準確性及 HR 流程的複雜性亦不斷增加。人才成本上升、法規頻繁更新，加上內部資源有限，使得建立並管理離岸 HR 與薪酬職能比以往更具挑戰。

馬來西亞為香港企業提供了一個明智選擇。該地擁有完善的教育制度、英語流利的人才基礎，以及成熟的人力資源基建，已成為建立離岸 HR 與薪酬團隊的首選地點。企業可接觸具經驗的專業人才與支援系統，整體成本遠低於在香港本地設立同類團隊。

永捷人才招聘專門協助香港企業於馬來西亞設立專屬的人力資源與薪酬團隊。從招聘與入職安排，到僱主代表（EOR）支援及全面薪酬合規，我們提供一站式解決方案，靈活配合企業發展步伐，並符合您的公司標準。

為何馬來西亞是建立離岸人力資源與薪酬團隊的理想地點？

我們如何協助您建立馬來西亞的離岸人力資源與薪酬管理團隊

永捷人才招聘為香港企業提供一套有系統、具實務操作的解決方案，協助您在馬來西亞擴展人力資源與薪酬職能。我們全面管理整個流程，涵蓋職位定義、招聘、當地合規以至 IT 設置，確保您的離岸團隊能與香港總部無縫對接，成為真正的業務延伸。

延伸閱讀：離岸團隊架構與管理實戰手冊

1. 第一階段：定義並招聘合適的人力資源與薪酬專才

我們首先會審視您在香港現行的人力資源流程、團隊配置及薪酬需求，並根據您的業務目標，提出一套度身訂造的離岸團隊架構，補足現有資源，同時加強區域層面的支援。

1.1 可於馬來西亞招聘的職位包括：

1.1.1 人力資源管理職位

• 人力資源經理（8年以上經驗）
  負責離岸人力資源政策，確保符合香港《僱傭條例》及強積金（MPF）規定，同時支援整個員工生命週期的跨境管理。
  
• 人力資源營運經理（7年以上經驗）
  管理離岸人力資源營運，支援變革項目，確保全球團隊間實施一致的人力資源政策與流程。

1.1.2 行政及支援職位

• 高級人力資源統籌員（5年以上經驗）
  協調日常人力資源營運，處理新員工入職流程，並確保人力資源文件與報告的準確性與一致性。
  
• 人力資源行政人員 / 助理（2–4年經驗）
  負責日常行政工作，維護員工資料，支援部門日常運作。
  
• 人力資源與薪酬行政助理（2–4年經驗）
  協助輸入資料、準備薪酬文件，以及處理審計與報告相關任務。
  

1.1.3 招聘與人才招聘職位

• 招聘統籌員（3–5年經驗）
  負責面試安排、候選人溝通及招聘流程指標的追蹤與統計。
  
• 高級招聘專員（5年以上經驗）
  主導中高階職位的全流程招聘，包括人才搜尋、面試安排、發出聘書及入職安排。
  
• 人才招聘經理（5–8年經驗）
  制定並執行招聘策略，推動雇主品牌建設，確保招聘人選與公司文化一致。
  

1.1.4 營運與流程優化職位

• 人力資源營運分析員（3–5年經驗）
  分析現有人力資源流程、負責數據報告及提出優化建議以提升部門效能。
  
• 高級人力資源營運分析員（5年以上經驗）
  主導流程改進項目，分析關鍵數據，全面提升營運表現。
  

1.1.5 薪酬與人資系統合規職位

• 薪酬專員（3–5年經驗）
  處理整個薪酬週期，包括強積金供款、入息稅申報與每月對賬，確保合規性。
  
• 高級薪酬專員（5–7年經驗）
  負責複雜個案的薪酬處理，確保準確性，並為團隊提供專業指導。
  
• 薪酬經理（7年以上經驗）
  統籌整體薪酬事務，管理跨境薪酬流程，確保準時、合規、準確地發放薪金。
  
• 薪酬文員（2–4年經驗）
  負責日常薪酬處理、更新薪資紀錄及支援每月報表製作。
  
• 薪酬與福利分析員（5年以上經驗）
  設計具競爭力的薪酬及福利方案，並與企業政策接軌以支援員工留任。
  
• 人資系統管理員（3–5年經驗）
  負責人力資源系統維護，確保資料準確性，支援系統升級及流程優化。
  
• 高級人資系統分析師 / 專員（5–7年經驗）
  主導人資數據分析及系統優化項目，推動數碼化轉型。
  
• 人資系統經理 / 科技經理（7年以上經驗）
  全面負責 HRIS 功能管理，確保系統穩定與高效，並與企業發展策略對接。

無論您是計劃先聘請一至兩個職位，或是構建完整的人力資源後勤團隊，我們均會根據香港企業的專業標準，嚴格甄選最合適的人才，確保他們的專業水平與服務質素符合您的期望。

1.2 為香港企業招聘離岸人資與薪酬職位時的關鍵評估準則

在招聘支援香港業務的人力資源與薪酬專才時，除了需具備相應的技術能力外，候選人亦必須具備良好的適應能力與文化敏感度，才能順利融入香港的商業環境。永捷人才招聘在篩選時，特別重視以下幾項特質：

熟悉香港僱傭法規與強積金制度
候選人應對《香港僱傭條例》、法定假期安排及強積金（MPF）供款制度有清晰理解，以確保處理人力資源流程與薪酬工作時能完全符合法規，並能有效應對政策變更。

精通人資與薪酬系統
熟悉主流人力資源資訊系統（HRIS）與薪酬工具（如 BambooHR、Workday、Xero Payroll）是必要條件。候選人應能熟練操作這些系統，以管理入職流程、福利申報、資料準確性及整個薪酬週期，減少錯誤並提升效率。

擅長跨地區協調與雙語溝通
離岸人資團隊常需處理跨地區工作，因此良好的協調能力及雙語溝通技巧尤為重要。理想人選應具備與香港總部協作的經驗，並能以流利的中英文進行書面及口頭溝通，確保執行一致性與訊息清晰。

重視資料保密與合規意識
人資與薪酬工作涉及大量敏感資料。候選人需展現對資料保護最佳實務與保密原則的充分認識，確保符合法例如《個人資料（私隱）條例》（PDPO）之要求，同時建立員工信任。

擅於團隊合作與文化適應
除了專業技能外，優秀的離岸團隊成員亦需能融入香港的職場文化。我們特別著重候選人是否具備團隊精神、能適應不同管理風格，並積極促進與香港團隊一致的工作氛圍與協作效率。

1.3 馬來西亞的法定僱主（EOR）服務

永捷人才招聘在馬來西亞提供法定僱主（Employer of Record, EOR）服務，協助企業無需在當地設立法律實體，亦可聘用離岸人資與薪酬專才。透過我們的 EOR 解決方案，我們將成為您在馬來西亞離岸團隊的法定僱主，確保全面符合當地僱傭法規與實務標準。我們提供的全面 EOR 服務包括：

符合法例的僱傭合約管理
我們負責起草並管理合乎馬來西亞法律的僱傭合約，明確列明職務內容、薪酬架構、福利待遇及其他重要條款，確保條文符合法定規定與最佳實務指引。

法定供款與稅務合規管理
我們負責計算並繳交所有法定供款，包括：

• EPF（僱員公積金）：類似於香港的強積金（MPF）制度，為僱員提供退休儲蓄。
• SOCSO（社會保障機構）：相當於香港的僱員補償保險（ECI），為員工提供工傷及殘疾保障。
• EIS（就業保險制度）：功能類似香港的遣散費與長期服務金制度，為失業人士提供收入支援。
• PCB（薪金稅預扣制度）：即預扣薪俸稅制度，與香港的薪俸稅估稅制度類似。

這些流程可確保法規完全合規，並同時保障僱主與僱員雙方的權益。

入職安排、人資文件與爭議處理

我們的團隊協助您的馬來西亞人資與薪酬團隊享有專業流暢的聘用體驗，包括：

• 入職流程：我們處理全套入職安排，包括文件核實、發出聘書、進行新員工簡介與培訓，確保員工從首天起即理解貴公司文化、政策與工作要求。
  
• 人資文件管理：我們根據馬來西亞法例與貴公司內部準則，準備並維護完整準確的人力資源文件，包括僱傭合約、員工手冊、績效評核、假期記錄等，提升合規與營運效率。
  
• 爭議處理：若出現與僱傭有關的問題，我們的人資專員將提供及時、公平且符合法律要求的處理方式，協助處理申訴、紀律處分或終止聘用等情況，同時確保保密與維持良好工作氣氛。

符合法例與風險管理
我們確保離岸人資與薪酬團隊全程遵守馬來西亞僱傭法例，並緊貼法規更新，積極管理潛在風險，保障公司營運穩定與聲譽安全。

與香港營運無縫銜接
除法規管理外，我們亦促進馬來西亞團隊與香港總部之間的協調與一致性。我們的 EOR 服務確保人資流程標準一致、溝通渠道清晰，並在不同地區之間維持統一的企業文化。

1.4 薪酬與合規管理

作為您在馬來西亞的法定僱主（EOR），永捷人才招聘全權負責您離岸人資與薪酬團隊的薪酬處理與合規管理，確保馬來西亞團隊的營運專業度與法規遵從程度，與您在香港所堅持的標準一致。

準時且準確的薪酬發放
我們確保所有離岸員工準時、準確收取薪酬，維持與香港團隊相同的高水準處理流程與專業形象。

法定供款與稅務合規
我們處理所有馬來西亞法定供款，包括：

• EPF（僱員公積金）：退休儲蓄機制，對應香港的 MPF。
• SOCSO（社會保障機構）：職災與傷病保障，類似香港的僱員補償保險（ECI）。
• EIS（就業保險制度）：失業援助，功能近似香港的長期服務金或遣散保障。
• PCB（薪金稅預扣制度）：相當於香港的薪俸稅預扣。

我們的服務可確保馬來西亞團隊的薪酬作業完全合法合規，與香港制度銜接順暢。

薪資單與假期管理
我們提供清晰、詳盡的薪資單，列明員工收入、扣除項目及法定供款內容，同時準確管理員工的假期結餘與法定假期權益，確保資訊透明並符合規定。

年度 EA 表格製作與提交
在每個稅務年度結束時，我們為離岸員工準備並提交 EA 表格，其作用相當於香港的《僱主報稅表》，協助員工順利完成馬來西亞的報稅程序。

透過委託永捷人才招聘管理您在馬來西亞的離岸薪酬與合規事務，您的海外營運將可保持高度專業、制度透明，並與香港總部標準無縫對接。

2. 第二階段：建立實用辦公空間

為離岸人資與薪酬團隊打造一個安全且有利於工作的環境，對於維持工作效率、保障資料安全，以及營造專業的企業文化至關重要，而這些正是您在香港總部所重視的。我們永捷人才招聘於馬來西亞提供策略性辦公空間設置服務，協助您選擇最合適的方案，在成本、擴展性及營運效率之間取得最佳平衡。

配合您的工作模式

我們會根據您偏好的工作安排（如遙距優先、混合模式或全時辦公）來設置合適的空間，確保離岸團隊可順利銜接香港業務，實現即時協作與安全使用人資系統。

無論您需要的是一個具私隱度的空間來處理薪酬事宜，還是為團隊會議與入職培訓而設的協作辦公室，我們均能於馬來西亞為您妥善安排，確保工作模式獲得全面支援。

2.1 按業務需求度身訂造的辦公空間選項

• 高級共享辦公空間：此類即用型辦公方案非常適合需要快速啟動的公司。馬來西亞的共享辦公空間提供專業的工作環境，配備共用會議室、高速網絡，並座落於交通便利的地點。特別適合正處於初步拓展階段的企業，或是希望在擴展前先行試水新市場的公司。

• 獨立辦公室套間：這類專屬空間可確保高度保安、保密性及品牌形象，特別適合需要處理員工敏感資料，並需要穩定存取內部人資與薪酬系統的公司。辦公室可根據企業品牌形象及內部工作流程作個人化設計與配置。

• 自租辦公室：若您的離岸業務規模較大，或計劃長遠發展，自行租用辦公空間將為您提供對辦公環境的全面控制，包括空間布局、營運安排及IT基礎建設。我們提供全方位支援服務，涵蓋地點勘察、租約談判、空間裝修及日常管理，協助您建立一個與香港總部無縫對接的工作環境。

2.2 全方位辦公空間支援

在永捷人才招聘，我們深明一個設備完善、管理得宜的辦公空間對離岸人資及薪酬團隊的成功至關重要。我們不僅協助您設立辦公空間，更提供全面的營運支援服務，確保您在馬來西亞的團隊能如同香港總部般無縫運作。

2.2.1 辦公地點研究
我們團隊會就潛在辦公地點進行深入研究，評估以下因素：

• 鄰近公共交通樞紐，方便員工通勤；
• 當地人才庫的供應情況；
• 區域安全與保安水平；
• 整體營運成本效益。

透過這些綜合分析，助您作出符合預算、擴展策略及員工滿意度的明智決策。

2.2.2 虛擬與實地參觀
我們安排詳盡的虛擬參觀，包括高質素影片導覽及即時問答環節，讓您身在香港亦能全面了解潛在辦公空間的環境與設施。如有需要，我們亦可為您團隊安排實地參觀，讓您在落實決定前親身感受場地。

2.2.3 租約談判與合約管理
在新市場處理租約與法律條款往往頗具挑戰。我們代表您進行談判，爭取公平、透明並具彈性的租賃條款，並會仔細審閱與管理合約細節，減低財務與營運風險，確保您簽訂的協議具保障性及靈活性，有助未來擴展。

2.2.4 空間裝修與營運準備
我們全面負責辦公室裝修工程，為您打造一個專業、舒適及功能完善的工作空間。設施包括：

• 符合人體工學的辦公桌椅；
• 安全的儲物系統；
• 獨立會議空間；
• 隔音房間，保障薪酬處理等機密工作的私隱。

如有需要，亦可安裝門禁系統與閉路電視，確保整體空間安全及符合法規。我們的目標是提供與您香港總部標準一致的營運環境。

2.2.5 持續本地支援
當您的離岸團隊正式投入運作後，我們會持續參與支援，處理日常維修、設施保養與清潔服務，確保工作環境安全及高效。如日後需要擴充辦公空間、搬遷至更大場地，或設立分支辦公室，我們亦會全程協助，確保業務運作不受干擾，順利擴展。

延伸閱讀：香港公司如何管理離岸團隊

2.3 為何辦公空間對人資與薪酬團隊至關重要

• 資料私隱：設有安全措施的辦公環境可有效降低資料外洩風險，確保員工個人資訊與薪酬資料的保密性，符合相關法規及公司標準。
• 員工體驗：設計得宜的辦公室有助提升專注力與協作效率，亦有助員工維持正面心態與整體工作滿意度。
• 品牌形象：統一的視覺品牌呈現可強化企業文化認同，讓離岸團隊更有歸屬感，視自己為公司一份子。

3. 第 3 階段：為團隊配備必要工具與資源

為離岸團隊配備合適的工具，是確保工作準確、高效與合規的關鍵。由於人力資源與薪酬作業涉及大量敏感資訊，其基礎設施必須穩定可靠、具備高度保安性，並與香港辦公室系統一致。

3.1 IT 設備與工具

我們深知穩定及安全的資訊設備，是離岸人資與薪酬團隊運作順暢的基石。永捷人才招聘提供專為企業需求而設的高效能硬件與配套工具，配合您的實際作業流程，確保工作效率，同時遵守資料保障標準。

手提電腦與工作站
我們提供高規格手提電腦及桌上型工作站，以應付人資與薪酬處理的高強度運算需求。每部裝置均預設加密硬碟，保護敏感資料，並安裝遠端支援工具，讓您香港的 IT 團隊可隨時遠距維護、更新或排解問題。

顯示器
我們亦會協助設置雙螢幕工作環境，以提升工作準確度及處理效率。這對經常處理大型試算表、員工資料庫及薪酬報表的人資與薪酬專員尤其重要，有助加快數據處理速度及提升跨資料比對的靈活性。

安全週邊設備
我們為離岸辦公空間配備必要的週邊設備，如印表機、掃描器及碎紙機，並確保其功能符合香港與馬來西亞的資料保護及紀錄保存標準。透過在工作流程中融入安全的文件處理方式，有效降低資料外洩或未經授權存取的風險。

3.2 軟件安裝與啟用前設定

在您於馬來西亞的離岸人資與薪酬團隊正式投入工作前，我們會先完成所有必要軟件的安全安裝、妥善設定，並與您在香港的系統順利整合。這項啟用前設定可確保您的離岸團隊從第一天起即可高效、安全地投入工作。

Windows 作業系統
我們會在所有離岸設備上部署授權且為最新版本的 Windows 作業系統，提供穩定且安全的作業環境。系統設定將根據您公司的保安標準與業務需求量身調整，確保操作順暢無虞。

人資與薪酬系統
我們可為您安裝並設定各類主流人資與薪酬系統，例如 BambooHR、Workday、Talenox、Xero、Payboy，或其他您目前使用的系統。這些系統將與您香港總部的流程完全對接，讓離岸團隊能如實掌握員工資料、假期管理、薪酬處理及合規工作，維持一致性與準確性。

日常辦公工具
為支援資料處理與文件管理，我們會在工作站中預載 Microsoft 365 套件，包括 Outlook（電郵與行事曆）、Word（文件編輯）、Excel（數據分析與報表）及 Teams（協作平台）。這些工具均與您香港團隊所使用的日常工具一致，便於無縫對接。

協作通訊平台
我們亦會為離岸團隊設定安全穩定的協作工具，如 Microsoft Teams、Slack、Zoom 及 Google Workspace，支援即時訊息、視訊會議、文件共享及進度更新，加強與香港團隊的日常協作。

持續支援與更新服務
我們的技術團隊會持續提供 IT 支援服務，確保所有軟件持續更新、安全無虞，並隨業務需求而調整設定。我們負責安裝修補程式、安全更新與系統優化，讓您的離岸人資與薪酬團隊可專注於日常營運與成效提升。

透過提供全面的軟件安裝與啟用前配置服務，永捷人才招聘確保您在馬來西亞的離岸團隊能夠與香港總部保持一致，迅速進入工作狀態並展現專業水準。

3.3 資訊安全與資料合規

我們實施全面的資訊安全政策與個人資料保障措施，確保您於馬來西亞的離岸人資與薪酬團隊可在安全、合規的環境下運作，符合《香港個人資料（私隱）條例》（PDPO）及《馬來西亞個人資料保護法》（PDPA）的相關規定。

• VPN 存取與加密通訊通道
  我們透過虛擬私人網絡（VPN）連線與先進加密協議，保護所有通訊與文件傳輸過程。無論是人事資料、薪酬記錄，或其他敏感財務資訊，均可確保在傳輸過程中保持私隱性及防止未經授權的存取。
• 角色為本的存取控制
  我們採用嚴格的「按角色分級」存取權限管理制度，確保只有獲授權的員工可查閱或操作敏感人資與薪酬資料。每個帳戶的權限會根據職位職責與實際工作需要而定，大大降低資料被濫用或意外外洩的風險。
• 稽核紀錄與雲端備份管理
  所有對敏感資料的新增、編輯或刪除動作，均會自動建立稽核紀錄，方便追蹤與問責。我們採用具高度安全性的雲端儲存系統，確保資料完整性，並設定可靠的備份保留政策，與您香港總部的標準一致。此安排可支援長期合規、業務持續性及跨境資料保護的法規要求。

3.4 本地 IT 支援與系統維護

我們駐馬來西亞的 IT 支援團隊，確保您的遙距人力資源與薪酬團隊能於安全穩定的技術環境下持續運作，無縫支援日常業務。

每日支援與即時故障排解
我們提供每日 IT 支援服務，快速處理包括登入困難、軟件錯誤、網絡連線等常見技術問題，並即時進行故障排解，減少工作中斷，確保團隊順利運作。

軟件更新、安全修補與系統強化
我們定期執行系統更新與安全修補程序，有效防止潛在漏洞，並透過系統加固措施提升整體安全性，確保與您香港總部的 IT 安全標準保持一致。

硬件維修、更換與升級
我們負責日常設備維護，包括硬件維修及必要時的更換服務。隨著業務擴展，我們亦可協助進行硬件升級，確保團隊設備效能充足，能應付不斷增長的業務需求。

透過全面的本地 IT 支援與維護服務，永捷人才招聘助您確保馬來西亞團隊於穩定、安全的技術基礎上高效運作，並與香港業務保持一致協調。

3.5 為何這對香港企業至關重要

• 業務持續性：您的遙距人力資源及薪酬團隊將可達至與本地團隊相同的表現水平，確保跨地區營運無縫銜接。
• 風險管理：完善的 IT 管治架構有助降低薪酬錯誤、資料外洩或法規不合規的風險，保障企業聲譽與營運穩定。
• 員工生產力：配備高效穩定的工具，能提升團隊整體工作表現，亦可減少技術故障帶來的挫敗感。

延伸閱讀：為何香港公司選擇聘用海外人手？

4. 為何選擇永捷人才招聘建立您的遙距人力資源團隊？

永捷人才招聘不僅為您配對優秀的人力資源與薪酬專才，更提供一站式管理方案，協助您解除法律、營運及科技上的種種障礙。我們致力為香港企業建立一個安全、合規且高效的遙距團隊，真正成為您本地辦公室的延伸。

透過這個全方位服務模式，您可專注發展香港的核心業務，我們則確保您在馬來西亞的遙距團隊穩定高效、快速交付、品質如一。

5. 成果與效益

6. 整合資源：打造完善的離岸人力資源與薪酬團隊

透過永捷人才招聘，您的馬來西亞人力資源與薪酬團隊不僅僅是支援部門，更是您香港業務的合規、專業與品牌一致的延伸。我們全程為您提供支援，涵蓋以下各個階段：

• 建立合適團隊：協助聘用具備地區經驗、專業技能及文化契合的人才。
  
• 設立理想工作空間：提供安全、完善的辦公環境，促進工作效率與資料保密。
  
• 配置與啟動：提供所需的資訊科技設備、薪酬系統及持續技術支援，確保營運順暢。

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